Правила электронного приема на работу
Переход на кадровые электронные документы в России происходит постепенно в течение последнего десятилетия. Еще в 2013 законодатели дополнили Трудовой кодекс РФ новой главой 49.1 о труде дистанционных сотрудников. Тогда у компаний появилась возможность использовать электронную подпись (ЭП) для взаимодействия с удаленными сотрудниками.
Опрос Роструда в 2017 году показал, что порядка 70% россиян готовы оформлять отношения с работодателем в электронном виде. Граждане отметили безопасность и надежность такого формата: цифровой договор имеет юридическую значимость и не может быть изменен в одностороннем порядке.
Однако в те годы кадровый документооборот в основном велся на бумаге. Все изменила пандемия, когда перевод сотрудников на удаленку и дистанционный прием работников стал не желанием, а необходимостью. Это привело к появлению федеральных законов от 08.12.2020 № 407-ФЗ и от 22.11.2021 № 377-ФЗ.
Они внесли в ТК РФ статьи изменения, относящиеся к электронному документообороту в сфере трудовых отношений. Эти законы отрегулировали дистанционную работу, разрешили онлайн-собеседования и сделали возможным электронное трудоустройство.
В процессе приема сотрудника на работу онлайн работодатель обязан соблюсти требования законодательства и обеспечить безопасность, конфиденциальность процедуры. Какие особенности заключения трудового договора онлайн закреплены в ТК РФ:
- Для онлайн-трудоустройства работодатель вправе внедрить на предприятии электронный документооборот. ЭДО должен быть правильно оформлен: зафиксирован в учетной политике компании, утвержден приказом о переходе на ЭДО, описан в положении об ЭДО.
- Документы, оформленные в электронном виде, можно не дублировать на бумаге.
- Кандидат должен выразить согласие об использовании ЭДО. Оно не требуется, если человек трудоустраивается впервые после 31 декабря 2021 года.
- Отсутствие согласия — не повод отказать кандидату в приеме на работу.
- Расходы на получение сотрудников ЭП лежат на работодателе.
- Кандидат может использовать свою квалифицированную электронную подпись в случае ее наличия.
В трудовом договоре помимо прочего должен быть прописан вид удаленной работы. Их три: постоянный, временный или комбинированный. Также необходимо указать режим рабочего времени, место работы, способ взаимодействия руководства с сотрудником, способ предоставления оборудования или компенсации затрат на него и другие нюансы.
Преимущества электронного трудоустройства
У электронного трудового договора много плюсов. Для его подписания сторонам не нужны очная встреча или почтовая доставка документа, затраты на бумагу, печать, пересылку или поездки, место под хранение бумажных документов.
Электронные подписи, которыми работодатель и сотрудник подписывают контракт, фиксируют юридическую значимость документа. Его нельзя незаметно изменить, а подписи подтверждают личности подписантов. Вдобавок электронные документы не портятся и не теряются, поэтому их проще хранить в течение установленного законом срока. Стороны в любой момент могут найти договор в электронном хранилище и посмотреть или скачать.
Благодаря этому компании расширяют географию найма, а сотрудники могут откликаться на вакансии организаций, не ограничивая себя городом или регионом. Но отметим: заключить трудовой договор с работником, который постоянно проживает за пределами России, нельзя. В письме Минтруда РФ от 15.02.2022 №14-4/10/В-1848 сказано, что Трудовой кодекс «не предусматривает возможности заключения трудового договора о дистанционной работе с работником, постоянно проживающим на территории другого государства».
Как заключить электронный трудовой договор удаленно
Процесс оформления трудовых отношений между работодателем и сотрудником в дистанционном формате во многом схож с обычным. Сперва стороны согласовывают условия, которые касаются должности, заработной платы, обязанностей, графика и других параметров. Обсуждения проходят онлайн с помощью видеосервисов, мессенджеров, электронной почты.
Следующим этапом работник направляет необходимые для трудоустройства документы. Их перечень установлен статьей 65 ТК РФ и, как правило, не изменяется. Чаще всего предъявляются паспорт, бумажная или электронная трудовая книжка, СНИЛС, военный билет, диплом об образовании. При удаленном найме сотрудник может предоставить эти документы в виде скриншотов или скан-копий.
На основании достигнутых договоренностей и документов работника работодатель составляет трудовой договор и направляет работнику на ознакомление. Стороны могут подписать договор с помощью Единой цифровой платформы «Работа в России» или в сервисе кадрового ЭДО работодателя — например Контур.КЭДО.
Электронный трудовой договор, подписанный электронными подписями, является юридически значимым и ничем не отличается от бумажного. Однако сотрудник может написать заявление и запросить бумажный экземпляр договора или дополнительного соглашения к нему. Работодатель обязан направить документ в течение трех рабочих дней. Так же и сотрудник по требованию работодателя должен предоставить нотариально заверенные копии своих документов, которые он присылал при трудоустройстве.
Как подписать трудовой договор электронной подписью
В электронном документообороте, в том числе кадровом, документы получают юридическую силу после подписания электронной подписью. Это цифровой аналог собственноручной подписи, который подтверждает подлинность документа и личность подписанта.
Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает три вида ЭП: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Они отличаются степенью защищенности, условиями признания документа юридически значимым и сферами применения.
| Вид подписи | Особенности |
|---|---|
| Простая ЭП (ПЭП) | Наименее надежный вид подписи. Представляет собой связку логина и пароля. Документы, подписанные ПЭП, не обладают юридической значимостью. |
| Неквалифицированная ЭП (НЭП) | Имеет более высокий уровень защиты и подтверждает, что документ подписал конкретный человек и что в файл после этого не вносились изменения. Для придания документам юридической силы стороны заключают соглашение о признании НЭП аналогом собственноручной. |
| Квалифицированная ЭП (КЭП) | Самая надежная подпись. Средства криптографической защиты, которые применяются для ее формирования, сертифицирует ФСБ. Выдавать КЭП могут только аккредитованные Минцифры удостоверяющие центры — например УЦ Контура. КЭП применяется для подписания любых документов и придает им юридическую силу без дополнительных соглашений и других условий. |
В процессе обмена кадровыми электронными документами в компании применяются все виды ЭП. Но для заключения трудового договора онлайн работодатель обязан использовать квалифицированную ЭП, которую директор организации по новым правилам получает в ФНС. Сотрудник может подписать документ КЭП или НЭП.
Получить подпись работник может разными путями:
- Обратиться в удостоверяющий центр, предоставить необходимые документы (паспорт, СНИЛС, в ряду случаев — ИНН) и подтвердить личность. Это можно сделать лично или дистанционно, если у лица есть действующая КЭП, биометрический паспорт или подтвержденная запись на Госуслугах или в Единой биометрической системе.
- Бесплатно оформить НЭП на Госуслугах.
Некоторые работодатели сами выпускают НЭП для новых сотрудников. Как пример: так действует онлайн-школа финансовой грамотности FIN-RA. За несколько дней до приема нового работника на работу кадровик узнает об этом, подготавливает документы и выпускает подпись. Сотрудник подписывает трудовой договор, а вместе с ним соглашение на обмен кадровыми электронными документами и другие локальные нормативные акты уже в Контур.КЭДО. Дальнейший документооборот также ведется там.
Оформление электронного трудового договора менее трудозатратно, чем бумажного. Стороны тратят меньше времени на заполнение и подписание бумаг, не зависят от места нахождения и экономят на доставке документов. Трудовой договор, подписанный в электронном виде, обладает юридической значимостью и подтверждает взаимоотношения между работодателем и сотрудником.